Командная встреча длится на менее двух часов и состоит из пяти этапов:

Подготовка. Многие люди, особенно руководители, приходят на встречу в последний момент и не подготовленными. Происходит это потому, что какой бы бирюзовой Agile-организацией не управлял такой руководитель, у него в голове все же сидят ментальные модели директора советского завода, которые он усвоил от родителей.

Для того, чтобы с этим эффективно бороться, помогает Lombardi Time. Винс Ломбарди считал, что прийти вовремя на встречу – это прийти за 15 минут до начала встречи для того, чтобы было время подготовится. Прийти позже – это опоздать. Во время подготовки стоит:

Проанализировать прошлое:

• Отметить выполненные истории. Для этого необходимо убедиться, что ценность действительно доставлена. Важно понимать, что это только предложение: команда может убедить вас, что история в действительности не выполнена. Такое поведение команды является хорошим индикатором.
• Проанализировать спринт и подумать, что получилось хорошо, а что получилось плохо.

Собравшись в одной комнате люди склонны обсуждать рыбалку и детей, поэтому стоит ввести правило: общаться с коллегами до начала встречи, только если надо уточнить какие-нибудь делали.

Подумать о встрече:

• Какие новости вы хотели бы сообщить все команде?
• Какие метрики показать?
• Что вы хотели бы вынести на обсуждение или на AAR?

Что делать дальше? Несмотря на то, что мир непредсказуем, каждый человек на 80% понимает, какие дальнейшие шаги он хотел бы предпринять:

• Запланируйте на следующий спринт свои личные следующие шаги.
• Какие истории должна взять команда на спринт?

Держите в голове, что это еще не план, а лишь предложение.

Check-In – это краткий рассказ человека о прошедшем спринте. Такой краткий рассказ, несмотря на то, что там присутствуют личные вещи, в действительности настраивает на работу. Следуйте правилам:

• Можно говорить только о себе.
• Нельзя перебивать человека, но после того, как человек закончил, можно задать уточняющий вопрос или высказать свою поддержку. Предположим, что у сотрудника родился ребенок или умер родственник и сотрудник решил рассказать об этом. Поддержите коллегу, выскажите поздравления или сожаления.
• Не давайте советов. Это важное правило: непрошенные советы раздражают и уничтожают атмосферу доверия. Это вообще хорошая ментальная модель для жизни Не Давайте Людям Советов, если Вас об этом не Просили.
• Нельзя начинать дискуссии. Только уточняющие вопросы и поддержка.

Для того, чтобы начать Check-In, спросите команду, кто хотел бы начать. Человек, который начинает первым, после того, как закончил, передает слово по своему выбору следующему человеку до тех пор, пока не выскажутся все.

Все должны обязательно высказаться. Если у человека случилось в жизни что-то очень плохое, настолько плохое, что он не может участвовать в рабочем процессе, то такому человеку стоит взять паузу и не приходить ни на рабочие встречи, ни на работу.

Data Evaluation. На этом этапе команда синхронизируется по рабочим вопросам, сравнивает желаемое состояние и запланированное и выбирает темы для дальнейшего обсуждения.

Вначале происходит обсуждение Scope:

• Участник команды рассказывает о состоянии взятой на спринт истории не более чем за 45 секунд. Если человек хочет рассказать что-то дополнительно, то это заносится на синхронизацию. Если в историю были вовлечены несколько участников, то они могут прокомментировать слова коллеги.
• Определяется статус истории: Done, Not Done или Drop. Drop касается тех историй, чье выполнение потеряло актуальность. Часто люди склонны Not Done оценивать как Drop. Следите за тем, чтобы в Drop попадали именно те истории, которые потеряли актуальность. Такое должно происходить редко.
• Обсуждается Add. Add – это задачи, которые участники команды не планировали, но были вынуждены сделать потому, что эти задачи оказались блокирующими или срочными. Если в вашей команде работает правило, что каждая задача, квалифицирующаяся как Add, приводит к прерыванию спринта, то у вас этой колонки не будет.
• Обсуждается Extra. Extra – это то, что команда не планировала делать, но, так как команда закрыла спринт на 100% и у нее оказались свободные ресурсы, то она решила сделать что-то дополнительно. Extra может быть порождена тем, что был Drop.
• Команда смотрит на Sprint Quality.

После команда смотрит на другие метрики, которые порождают темы для AAR или для принятия решений.

После наступает синхронизация, когда люди обсуждают новости, которые важны для всей команды. Важно на этапе синхронизации не обсуждать решения: если нужно разработать решение, то такой вопрос вносится на Improvements.

Improvements. У команды уже должна быть Agenda на эту стадию, полученная с предыдущих этапов: что команда хотела бы вынести на AAR и какие решения команда хотела бы принять на этой встрече.

Важно выбрать из предложенных для Improvements тем только самые важные и только те, которые можно реалистично разобрать за встречу. Остальные стоит либо проигнорировать, либо запланировать на спринт.

Planning. На этой стадии происходит планирование спринта. Встреча завершается, когда люди обсудили Action Items на спринт, их зависимости и согласились, что этот scope может быть выполнен за один спринт; все истории были оценены и сумма посчитана.